Privacyverklaring

VERSIE 22 AUGUSTUS 2024

1. Algemeen

Dit document, hierna de Privacyverklaring genoemd, geeft u informatie over de manier waarop en de voorwaarden waaronder Fellows Advocaten BV (besloten vennootschap met zetel te 8000 Brugge, Hoornstraat 6 en met ondernemingsnummer 0695.456.742; RPR Gent, afdeling Brugge; hierna: ‘Fellows Advocaten’) uw persoonsgegevens ontvangt en verwerkt.

Neem rustig de tijd om dit document door te nemen, aangezien deze bepalingen van belang kunnen zijn voor u. Aarzel niet om Fellows Advocaten te contacteren indien u vragen of opmerkingen heeft bij deze Privacyverklaring.

Fellows Advocaten is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze Privacyverklaring. De contactgegevens van Fellows Advocaten zijn:

Adres: Hoornstraat 6, 8000 Brugge (België)

Tel.: +32 (0)50 62 36 13

Website: www.fellows.be

E-mail: info@fellows.be

Door de website van Fellows Advocaten (www.fellows.be) (hierna: ‘Website’) te raadplegen, gaat u uitdrukkelijk akkoord met deze Privacyverklaring. Indien u bij het lezen van de Privacyverklaring niet akkoord gaat met de inhoud ervan, wordt u verzocht om geen verder gebruik te maken van de Website.

Door een beroep te doen op de dienstverlening van Fellows Advocaten, gaat u uitdrukkelijk akkoord met deze Privacyverklaring. Indien u bij het lezen van de Privacyverklaring niet akkoord gaat met de inhoud ervan, wordt u verzocht om geen verder gebruik te maken van die dienstverlening.

Deze Privacyverklaring moet worden samen gelezen met de andere voorwaarden die desgevallend van toepassing zijn in de relatie tussen u en Fellows Advocaten, zoals de Algemene Voorwaarden van Fellows Advocaten.

De Algemene Voorwaarden van Fellows Advocaten kunnen worden geconsulteerd op de Website of kunnen kosteloos worden opgevraagd via e-mail op info@fellows.be.

De Opdrachtbrief is het document dat desgevallend door u en door Fellows Advocaten wordt ondertekend en waarin de voorwaarden van de dienstverlening van Fellows Advocaten worden overeengekomen. Enkel u of uw gevolmachtigde (mits voorlegging van een kopie van de voor- en achterzijde van de identiteitskaart van de volmachtgever alsook een geschreven, ondertekende en gedagtekende bijzondere volmacht) kan een kopie van de Opdrachtbrief opvragen op info@fellows.be.

2. Hoe verzamelt Fellows Advocaten persoonsgegevens

De gegevens die u meedeelt aan ons: Fellows Advocaten verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van de diensten van Fellows Advocaten (zoals desgevallend bepaald in de Opdrachtbrief) en/of omdat u deze persoonsgegevens zelf aan Fellows Advocaten verstrekt, via elektronische correspondentie (zoals e-mail, telefoon, fax of via het contactformulier op de Website), via schriftelijke correspondentie, dan wel mondeling.

De gegevens die onze cliënten meedelen over u: ter behartiging van de dossiers van cliënten en om onze wettelijke en contractuele opdracht te kunnen uitoefenen, verwerken wij dan desgevallend persoonsgegevens over u die worden verstrekt door onze cliënten en hun hulppersonen.

De gegevens die (overheids)instanties meedelen: Fellows Advocaten verwerkt uw persoonsgegevens doordat deze gegevens aan Fellows Advocaten worden meegedeeld door overheidsinstanties of (Belgische of buitenlandse) hoven en rechtbanken of arbitrale instanties, alsook door de advocaten (en andere vertegenwoordigers) van partijen die tussenkomen of willen tussenkomen in administratieve, gerechtelijke of arbitrale procedures waarin u zelf tussenkomt of wenst tussen te komen.

De gegevens die professionele actoren meedelen: Fellows Advocaten verwerkt uw persoonsgegevens doordat deze gegevens aan Fellows Advocaten worden meegedeeld door andere professionele actoren (zoals advocaten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, gerechtsdeskundigen en accountants). Die professionele actoren garanderen aan Fellows Advocaten dat zij over een wettelijke grondslag beschikken om de betreffende persoonsgegevens over te maken. 

De gegevens die via de Website worden verzameld:

• Sessiecookies:
  • ‘wp-wpml_current_language’: uw taalvoorkeur;
  • ‘elementor’: technisch noodzakelijk en laat de eigenaar van de website toe de inhoud daarvan in real time te implementeren of te veranderen
  • ‘wpEmojiSettingsSupports’: Deze cookie gaat de browserspecificaties van een websitebezoeker na om te kijken of deze het gebruik van emoji’s op de website ondersteunt. Indien dit het geval is, geeft deze cookie aan dat de scripts en opmaak voor emoji’s van de website dienen te worden ingeladen.

• In de lokale opslag: de ‘elementor’-cookie, die het aantal pageviews en sessies bijhoudt.

Daarnaast worden ook de persoonsgegevens die u zelf verstrekt via het contactformulier, evenals uw eventuele toestemming voor het ontvangen van de nieuwsbrief, verwerkt door ons.

De Website bevat links, hyperlinks of referenties naar andere websites (zoals LinkedIn en Google Maps) waarop mogelijk gegevens via cookies of andere automatische hulpmiddelen worden verzameld. Deze Privacyverklaring geldt niet voor dergelijke andere websites. Bij het bezoeken van andere websites, raden wij u daarom aan steeds de bepalingen over gegevensbescherming op de andere websites te raadplegen.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt Fellows Advocaten

A. Cliënten

De gegevens die u ons meedeelt: de gegevens die worden verwerkt zijn de naam en voornaam of vennootschapsnaam en juridische vorm, het inschrijvingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, het BTW-nummer, het nationaal nummer, de woonplaats of zetel, de aard van de eventuele professionele activiteiten, de contactgegevens, de adresgegevens, het geslacht, de geboortedatum en -plaats, het bankrekeningnummer, alsook alle overige persoonsgegevens die u actief verstrekt aan Fellows Advocaten.

De gegevens die overheidsinstanties meedelen: de gegevens die worden verwerkt zijn: de naam en voornaam of vennootschapsnaam en juridische vorm, het inschrijvingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, het BTW-nummer, het nationaal nummer, de woonplaats of zetel, de aard van de eventuele professionele activiteiten, de contactgegevens, de adresgegevens, het geslacht, de geboortedatum en -plaats, het bankrekeningnummer, alsook alle overige persoonsgegevens die door voornoemde instanties of personen worden verstrekt (zoals bijvoorbeeld uw fiscale toestand, uw aangiften of aanslagbiljetten, uw boekhoudkundige en andere financiële stukken, de stand van uw bankrekeningen of uw gezinstoestand) aan Fellows Advocaten ter uitvoering van de contractuele opdracht van Fellows Advocaten (zoals desgevallend bepaald in de Opdrachtbrief).

De gegevens die professionele actoren meedelen: De gegevens die worden verwerkt zijn: de naam en voornaam of vennootschapsnaam en juridische vorm, het inschrijvingsnummer, vennootschapsnaam en juridische vorm, het inschrijvingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, het BTW-nummer, het nationaal nummer, de woonplaats of zetel, de aard van de eventuele professionele activiteiten, de contactgegevens, de adresgegevens, het geslacht, de geboortedatum en -plaats, het bankrekeningnummer, alsook alle overige persoonsgegevens die door voornoemde partners worden verstrekt ter uitvoering van de contractuele opdracht van Fellows Advocaten (zoals desgevallend bepaald in de Opdrachtbrief).

Afhankelijk van de specifieke opdracht die aan Fellows Advocaten werd toevertrouwd (zoals desgevallend bepaald in de Opdrachtbrief), is het niet uitgesloten dat Fellows Advocaten bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u verwerkt. Het gaat in het bijzonder over gerechtelijke gegevens en/of gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Het is mogelijk dat wij dergelijke gegevens verkrijgen van uw werkgever, de rechtspersoon die u vertegenwoordigt, uit andere bronnen zoals overheidsdatabanken, of van andere professionele actoren of vanwege andere partijen betrokken in de zaak.

B.Inzake dossiers waar een advocaat van Fellows Advocaten optreedt als gerechtelijk mandataris

Bij het uitoefenen van mandaten, worden dezelfde persoonsgegevens verwerkt als genoemd onder punt A, evenals de persoonsgegevens die wij opvragen bij externe actoren in het kader van de uitoefeningen van het mandaat. Het betreft dus onder meer uw naam en voornaam, contactgegevens, geboortedatum, rijksregisternummer, bankrekeningnummer, financiële bijzonderheden (bankgegevens, gesloten overeenkomsten, actief en passief, actuele inkomsten), samenstelling van uw gezin, opleiding en vorming, beroep en mandaten, gerechtelijke gegevens, en andere persoonsgegevens die u verstrekt of die door anderen aan ons wordt meegedeeld.

C.Bezoekers aan ons kantoor

Bij uw bezoek aan ons kantoor, worden in regel de volgende gegevens verwerkt: uw persoonlijke informatie (zoals uw naam), de organisatie waarvoor u werkzaam bent, uw contactgegevens, de informatie die u ons zelf meedeelt. Daarnaast kunnen wij informatie over u ontvangen via andere kanalen, bijvoorbeeld van uw werkgever of de juridische entiteit die u vertegenwoordigt.

D.Bezoekers van onze website

In dat geval verwerken wij de gegevens die u gebeurlijk verstrekt via het contactformulier, uw taalvoorkeur, het aantal paginaweergaven en sessies en of uw browser emoji’s ondersteunt (zie hoger).

E.Andere partijen betrokken in het dossier (deskundige, tegenstrever, tegenpartij, …) of persoon die ons contacteert

Als u betrokken bent in een dossier in een andere hoedanigheid dan die van cliënt (zoals advocaat van een andere partij, gerechtsdeskundige, gerechtsdeurwaarders, cijferberoeper, ….), verwerken wij informatie die we direct of indirect over u ontvangen, waaronder uw voornaam en naam, functie, contactgegevens, onderneming waarvoor u werkt, inhoudelijke gegevens die u aan ons verstrekt, of informatie die over u verstrekt worden door derden of die wij bekomen uit databanken.

We kunnen ook uw persoonsgegevens ontvangen wanneer u een tegenpartij bent van één van onze cliënten. In dergelijke gevallen kunnen we gegevens over u verwerken die we krijgen van onze cliënten of die we verkrijgen uit bepaalde databanken (overheidsregisters, Companyweb of andere publieke bronnen) en informatie over de inhoud van een zaak. Het gaat onder meer over uw naam, contactgegevens, geboortedatum, geslacht, bankrekeningnummer, rijksregisternummer (noodzakelijk voor identificatie in akten), financiële bijzonderheden (in het kader van een solvabiliteitsonderzoek, procedure, uitvoering), beroep en mandaten, enzovoort. Er kunnen ook bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens worden verwerkt (gezondheidsgegevens, gerechtelijke gegevens, …) indien deze ons worden verstrekt.

Ook indien u ons contacteert, verwerken wij persoonsgegevens, zoals uw naam, contactgegevens, de organisatie waarvoor u werkzaam bent, de inhoud van de correspondentie en de persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt.

4. Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerkt Fellows Advocaten persoonsgegevens

A. Cliënten

De verwerking gebeurt in het kader van de overeenkomst met u, om onze wettelijke en deontologische verplichtingen te vervullen en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten. De wettelijke grondslag is dan ook de noodzakelijkheid van de verwerking voor de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst, of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen, evenals de noodzakelijkheid van de verwerking om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Fellows Advocaten verwerkt uw persoonsgegevens om de volgende redenen:

• Om diensten aan u te leveren (zoals desgevallend bepaald in de Opdrachtbrief);
• Om u te kunnen contacteren indien dit nodig of nuttig is om onze dienstverlening (zoals desgevallend bepaald in de Opdrachtbrief) uit te kunnen voeren;
• Om u te kunnen doorverwijzen naar andere instanties en personen indien Fellows Advocaten niet zelf de diensten aan u kan of wil leveren waar u Fellows Advocaten om verzoekt;
• Om uw betaling te kunnen afhandelen en de dienstverlening te kunnen factureren, alsook de cliëntenadministratie;
• Om u te informeren over wijzigingen van de diensten en producten, en, meer algemeen, de samenstelling en werking van Fellows Advocaten;
• Om u de nieuwsbrief en/of andere juridisch-fiscale informatie toe te zenden waarvan Fellows Advocaten redelijkerwijs kan aannemen dat zij voor u nodig, nuttig en/of relevant zou kunnen zijn; tevens om statistieken op te maken of enquêtes uit te voeren met betrekking tot het aantal raadplegingen van de nieuwsberichten;
• Om u aanbiedingen te kunnen doen omtrent de dienstverlening van Fellows Advocaten;
• Om haar eigen wettelijke verplichtingen te voldoen op het vlak van o.m. antiwitwaswetgeving en identificatie van de UBO;
• Om maatregelen te kunnen treffen ter verificatie van de persoonsgegevens, evenals het treffen van voorzieningen ter beveiliging van die gegevens;
• Om marktonderzoek te kunnen doen ter verbetering van de technische en inhoudelijke kwaliteit van de dienstverlening van Fellows Advocaten.

De verstrekking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en ons. Indien bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens niet worden verstrekt, kan dit ons mogelijks verhinderen om u op optimale wijze bij te staan.

B.Inzake dossiers waar een advocaat van Fellows Advocaten optreedt als gerechtelijk mandataris

De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Fellows Advocaten rust en met als doel om die opdracht uit te voeren.

Het verstrekken van de gevraagde persoonsgegevens maakt een wettelijke verplichting uit.

C.Bezoekers aan ons kantoor

Afhankelijk van de situatie:

• Omdat u uw toestemming heeft gegeven;
• Omdat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
• Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen;
• Omdat de verwerking noodzakelijk is om uw vitale belangen of die van een ander natuurlijk persoon te beschermen.

Of het verstrekken van persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is, hangt dus af van de context waarin u ons kantoor bezoekt.

D.Bezoekers aan onze website en geadresseerden van de nieuwsbrief

De wettelijke grondslag is uw toestemming:

• om de technische administratie van de Website te beheren en te verbeteren;
• om statistieken op te maken of enquêtes uit te voeren met betrekking tot het aantal bezoeken van de verschillende onderdelen van de Website;
• om uw vraag/opmerking verstuurd via het contactformulier, te beantwoorden.

De verstrekking van persoonsgegevens is géén wettelijke of contractuele verplichting.

E.Andere partijen betrokken in het dossier (deskundige, tegenstrever, tegenpartij, …) of persoon die ons contacteert

De grondslag hier is gelegen in de wettelijke verplichting die op Fellows Advocaten rust (de uitoefening van de taak van advocaat dan wel gerechtelijk mandataris) en met als doel om die opdracht uit te voeren.

Indien u ons contacteert, zal de rechtsgrond voor de verwerking gelegen zijn om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (omdat we optreden als advocaat of als gerechtsmandataris). Indien u ons contacteert als (potentiële) cliënt, is de verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, dan wel om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.

Of het verstrekken van persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is, hangt dus af van de context.

5. Duur van het bijhouden van de persoonsgegevens

Alle persoonsgegevens worden bewaard voor een periode die noodzakelijk is om de diensten van Fellows Advocaten (zoals desgevallend bepaald in de Opdrachtbrief) te leveren.

De persoonsgegevens kunnen daarom in de regel minimaal 10 jaar worden bijgehouden. Indien de omstandigheden dat verantwoorden, bijvoorbeeld omdat in het desbetreffende dossier lange(re) verjaringstermijnen gelden (bijvoorbeeld in het kader van vastgoed: tot 30 jaar) of omdat het desbetreffende dossier een hoge juridische precedentswaarde kent, kunnen de persoonsgegevens langer worden bewaard.

U blijft ingeschreven op de mailinglist van Fellows Advocaten tot u zich uitschrijft. Uitschrijven kan via de link onderaan elk nieuwsbericht of op ieder ander ogenblik, zonder motivering en gratis door verzending van een e-mail aan info@fellows.be.

Bij een bezoek aan onze website, worden de sessiecookies (zie hoger) bewaard tot het afsluiten van de browser. De cookie in de lokale opslag (zie hoger) wordt bewaard tot verwijdering.

6. Het delen van uw persoonsgegevens met derden

Uw persoonsgegevens worden slechts gedeeld met derden (de advocaten van Fellows Advocaten, betrokken partijen in procedures, de accountant van Fellows Advocaten, instellingen en digitale platformen verbonden aan de advocatuur, toezichthoudende autoriteiten en overheden indien daartoe verplicht) voor zover noodzakelijk en met het grootste respect voor ons beroepsgeheim. Met verwerkers werden de nodige verwerkersovereenkomsten gesloten.

7. Recht van toegang en verbetering

U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, deze te verbeteren of te wijzigen en dit door verzending van een e-mail aan info@fellows.be of per brief aan Fellows Advocaten BV, Hoornstraat 6, 8000 Brugge, België, mits bijvoeging van een kopie van de voor- en achterzijde van uw identiteitskaart en mits aan de wettelijke voorwaarden daartoe voldaan is. Indien u bijkomende kopieën verzoekt, dan kunnen wij op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding aanrekenen. Wanneer u uw verzoek elektronisch indient, en u niet om een andere regeling verzoekt, wordt de informatie in een gangbare elektronische vorm verstrekt.

8. Recht van verzet

U heeft het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen door een e-mail te richten aan info@fellows.be of brief te richten aan Fellows Advocaten BV, Hoornstraat 6, 8000 Brugge, België, mits bijvoeging van een kopie van de voor- en achterzijde van uw identiteitskaart.

U kan zich echter niet verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van contractuele of wettelijke verplichtingen.

U begrijpt dat bepaalde diensten geweigerd kunnen worden indien u uw persoonsgegevens niet (langer) meedeelt.

9. Overige rechten

Indien aan de wettelijke voorwaarden daartoe voldaan is, kan u uw recht op rectificatie, op gegevenswissing, op beperking van de verwerking, op overdracht van gegevens uitoefenen. We kunnen u hierover uiteraard verder inlichten.

U heeft het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, zijnde de Gegevensbeschermingsautoriteit.

10. Veiligheid en vertrouwelijkheid

Fellows Advocaten neemt de bescherming van uw gegevens ernstig en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@fellows.be.

Fellows Advocaten verstrekt uw persoonsgegevens aan haar vennoten, advocaten en medewerkers zodat zij de activiteiten van Fellows Advocaten kunnen uitvoeren. De vennoten, advocaten en medewerkers ondertekenen de Privacyverklaring. Fellows Advocaten heeft interne processen om de verwerking van uw persoonsgegevens conform de Privacyverklaring te laten verlopen en waar nodig of nuttig bij te sturen.

Fellows Advocaten verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend aan deze derden indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst die u met Fellows Advocaten heeft gesloten of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

In geen geval kan Fellows Advocaten verantwoordelijk worden geacht voor enige directe of indirecte, schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

Fellows Advocaten houdt eraan u ervan te verwittigen dat de Website of andere vormen van communicatie van Fellows links, hyperlinks of referenties kan bevatten naar andere websites die Fellows Advocaten niet controleert en waarop deze Privacyverklaring niet van toepassing is. Fellows Advocaten is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites waarnaar verwezen wordt en ook niet voor de producten of diensten die erop vermeld worden. Fellows Advocaten raadt u dus aan om aandachtig elk privacyreglement van elke site die u bezoekt, te lezen omdat deze kan verschillen van deze Privacyverklaring.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

12. Aanpassingen

Bij het ondertekenen van de Opdrachtbrief, ontvangt u een kopie van de Privacyverklaring zoals die op dat ogenblik van toepassing is.

Indien deze Privacyverklaring wordt gewijzigd, is de nieuwe versie beschikbaar op de Website. Het is dus van belang bij elk bezoek aan de Website de datum van aanpassing hierboven vermeld, na te gaan.

13.Toepasselijk recht en bevoegdheidsbeding

Deze Privacyverklaring wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgische recht, dat exclusief van toepassing is bij elk eventueel geschil.

Betwistingen over de Privacyverklaring worden bij voorkeur, doch zonder hiertoe verplicht te zijn, minnelijk geregeld, desgevallend door de zaak op te roepen tot minnelijke regeling bij de Orde van Advocaten.

In geval van een gerechtelijke procedure omtrent deze Privacyverklaring zijn, met uitsluiting van enig ander forum, enkel de rechtbanken te Brugge bevoegd, en (voor zover van toepassing) door en met eerbiediging van de deontologische regels van de bevoegde deontologische overheden.

14. Aanvaarding

Door de Website www.fellows.be te gebruiken, aanvaardt u alle bepalingen van deze Privacyverklaring en stemt u ermee in dat Fellows Advocaten uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt in overeenstemming met deze Privacyverklaring.

15. Contact

Voor alle bijkomende inlichtingen of opmerkingen met betrekking tot deze Privacyverklaring of met betrekking tot de wijze waarop Fellows Advocaten persoonsgegevens verzamelt kan u contact opnemen via e-mail op info@fellows.be of per brief aan Fellows Advocaten BV, Hoornstraat 6, 8000 Brugge, België.

Elke klacht of betwisting dient aangetekend aan het hierboven vermelde adres te worden verzonden.